Document beheer, een hele klus!

Door Marieke:
Je kan erin verzanden. Voor je het weet ben je als HR professional de hele dag bezig met het opstellen van brieven, arbeidscontracten, verzamelen van handtekeningen en het versturen van gegevens aan leidinggevenden.
Het houdt je af van de essentie van je werk en voor je het weet voel jij je meer een administratief medewerker dan een sparring-partner of adviseur.

Voor een klant ben ik vanuit het HR Expert Bureau nu het document beheer proces inzichtelijk aan het maken, om te voorkomen dat de HR Medewerker de hele dag bezig is met het opstellen en verzamelen van documenten. Een kleine greep uit de stappen die we doorlopen:

1. We definiëren de omvang van het project en haken belanghebbenden binnen de organisatie aan, zodat we het project samen gaan dragen.

2. We stellen SMART doelen op en beschrijven wat het project kan opleveren, denk aan: Tijdswinst, geld en vooral werkplezier.

3. We zorgen voor een akkoord om het project op te starten en formeren (een kleine) projectgroep.

Tip: Het is ook mooi bij je concullega's na te gaan hoe zij het document beheer proces geregeld hebben. Het is tenslotte tof om van elkaar te leren.

4. We starten het project en beginnen daarbij met het beschrijven van het proces. Zo doorlopen we stap voor stap wat er nodig is.

Beschrijf hierin ook de rollen en verantwoordelijkheden en neem medewerkers mee. Zo voorkom je achteraf gedoe over wie welke verantwoordelijkheid moet nemen.

5. Zodra we klaar zijn voor implementatie zorgen we dat medewerkers goed gebriefd worden.

Er is bij projectmanagement altijd een overgangsfase. Let hier dan ook op als je een tijdsplanning maakt.

Tip: Automatiseren van het proces is vaak heel eenvoudig te regelen. Regelmatig worden functies binnen het HRM pakket niet optimaal benut. Je kan vaak middels een geringe investering veel tijdswinst realiseren.

#hr #project #projectmanagement #basisoporde