Het moeten geven van een waarschuwing, het niet verlengen van een tijdelijk contract, het beëindigen van een contract voor onbepaalde tijd, iemand aanspreken op houding, gedrag of functioneren of het moeten aangaan van een verbetertraject met iemand. Dit zijn niet de leukste gesprekken maar zal je helaas wel tegen komen in jouw praktijk als directeur, leidinggevende en/of HR-adviseur. Het goed voeren van dit soort gesprekken is erg lastig, zorg daarom voor een goede voorbereiding. Bijgaand geef ik wat tips die zouden kunnen helpen bij het voeren van deze gesprekken.
Houdt dit soort gesprekken niet telefonisch maar face to face. Houdt het gesprek kort en krachtig (maximaal 30 minuten)
Zorg dat je ergens rustig afgeschermd gaat zitten waar niemand je kan storen en je telefoon uit staat.
In de 30 seconden moet eigenlijk al duidelijk zijn waar het gesprek over gaat. Niet beginnen met koetjes en kalfjes, dit zet iemand wellicht op het verkeerde been. Begin daarom direct met de aanleiding voor het gesprek gevolgd door de boodschap.
Bij het brengen van de (soms harde) boodschap is het van belang dat het duidelijk en begrijpelijk is en er geen ruimte is voor misverstanden. In dit licht is het soms ook handig om te vragen of een derde persoon aansluit bij het gesprek.
Benoem kort en bondig de (belangrijkste) feiten en probeer aan te sluiten bij hetgeen de medewerker eigenlijk al weet.
Voorkom discussies. Geef liever twee keiharde argumenten, dan vier waarvan er twee tot discussies kunnen leiden.
Wees voorbereid op emoties en geef daar ook de ruimte voor maar laat je daarbij niet meeslepen. Laat iemand stoom afblazen en bied een luisterend oor, laat stiltes vallen en zeg verder niet teveel. Zeker als iemand boos wordt, ben je snel geneigd om dingen te zeggen die later wellicht verdraaid worden.
Blijf feitelijk, probeer weg te blijven van meningen en opsommingen zo voorkom je dat het te snel persoonlijk wordt en iemand zich aangevallen voelt en in de verdediging en weerstand schiet.
Geef iemand de tijd het even te laten bezinken, verwerken en accepteren. Kom hier tijdens een later moment nog even op terug.
Tot slot; bevestig kort op de mail wat er besproken is en welke afspraken er gemaakt zijn of nog moeten worden gemaakt.
Conclusie
In dit artikel geef ik een aantal tips ter voorbereiding van een moeilijk gesprek met een van je medewerkers. Kan je hier hulp bij gebruiken of wil je gewoon even sparren over een casus in jouw praktijk? Neem dan gerust contact met ons