Mag je de gegevens van het loonheffingenformulier verwerken in je arbeidsovereenkomst?

Neem je een nieuwe medewerker in dienst?
Dan ben je bij indiensttreding wettelijk verplicht een aantal gegevens bij jouw nieuwe medewerker op te vragen die nodig zijn voor het inhouden van de wettelijke loonheffingen.

Loonbelastingverklaring
De belastingdienst heeft hier een formulier voor ('Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen') of ook wel de loonbelastingverklaring. Je bewaart de ingevulde verklaring in je bedrijfsadministratie.

Vormvrij?
Laatst kreeg ik van een klant van ons de vraag of we de loonbelastingverklaring niet konden integreren in onze visuele arbeidsovereenkomst, de verklaring loonheffingen is immer vormvrij. Een goed idee want hoe fijn zou het zijn niet meer met dat losse formulier te hoeven werken en dit in 1x te tackelen met het onderteken van de arbeidsovereenkomst. Helaas was er een kink in de kabel; het bsn nummer.

Bewaartermijnen
Voor het vastleggen van het BSN en de verklaring loonheffingen enerzijds en de arbeidsovereenkomst anderzijds bestaan verschillende regels omtrent de bewaartermijnen. Voor het BSN komt daar nog bij dat het een persoonsgegeven betreft. Daarvoor geldt dat het zo beperkt mogelijk verwerkt mag worden. Wat het vastleggen van het BSN betreft geldt de regel dat het niet (meer) opgenomen mag worden in de arbeidsovereenkomst. Het BSN moet je vastleggen in je salarisadministratiepakket. En het BSN (en telefoonnummer) moet je nu eenmaal verwerken voor de loonheffingen. Dit gooide dus roet in het eten.

Wat kan je dan wel doen?
Wat je nog wel zou kunnen overwegen is om het formulier (of een zelfgemaakt formulier; immers vormvrij) in te laden in je salarisadministratiepakket en automatisch te laten invullen. Dit scheelt wat in praktisch opzicht maar biedt helaas niet de oplossing waar we eigenlijk naar op zoek waren.

#loonheffingenformulier #visuelearbeidsovereenkomst #arbeidsovereenkomst #vormvrij #salarisadministartie #bewaartermijnen #BSN #persoonsgegevens