Ongewenst verloop voorkomen
In elk bedrijf is er sprake van verloop. Verloop is niet per definitie negatief, soms brengt het een organisatie juist verder omdat er ruimte komt om nieuwe (talentvolle) medewerkers aan te trekken. Echter kan er ook sprake zijn van ongewenst verloop waarbij het vertrek van medewerkers negatieve gevolgen voor een organisatie heeft. Hier kan gedacht worden aan een medewerker die vroegtijdig uit dienst gaat na een intensieve inwerkperiode waar nooit de vruchten van zijn geplukt. Ook kan het zo zijn dat er een talentvolle medewerker vertrekt en/of een medewerker met een bepaalde specialisatie waardoor er voor de organisatie een acuut probleem ontstaat bij zijn/haar vertrek. Dit laatste zien wij vaak gebeuren, om dit te ondervangen is het van belang om te werken met back-ups en voldoende aandacht te hebben voor kennisoverdracht en intern opleiden. Het is dus van belang dit mee te nemen in de strategische personeelsplanning van jouw organisatie.
Oorzaak vertrek
Wanneer iemand vertrekt is het van belang om de reden van het vertrek te achterhalen. Dit kan middels het voeren van een uitdiensttredingsgesprek.Een uitdiensttredingsgesprek is het laatste formele gesprek dat je als organisatie voert met een medewerker die uit dienst gaat.
In het ideale geval heb je, als leidinggevende, gedurende het dienstverband een constante dialoog met de medewerkers in je team en een zodanige vertrouwensband met elkaar opgebouwd waardoor het hopelijk niet als een verrassing komt dat je medewerker uit dienst gaat. Maar toch zien we helaas vaak dat het vertrek van medewerkers onverwacht komt.
Doel uitdiensttredingsgesprek
Het belangrijkste doel van een uitdiensttredingsgesprek is te achterhalen waarom iemand afscheid neemt, daarvan te leren en te zien wat er beter kan; Kortom het verzamelen van waardevolle feedback. Met de informatie die je krijgt kun je bepaalde zaken verbeteren en onnodig verloop van talentvolle medewerkers in de toekomst voorkomen. Wanneer iemand met pensioen gaat of ziek uit dienst gaat, is de reden van vertrek natuurlijk duidelijk en zal de insteek van het gesprek meer gericht zijn op de ervaringen van de medewerker.
Het is verstandig elke medewerker uit te nodigen voor zo’n gesprek, ongeacht zijn functie of het aantal dienstjaren. Wanneer iemand via een vaststellingsovereenkomst uit dienst gaat blijft een uitdiensttredingsgesprek begrijpelijkerwijze meestal achterwege. Een dergelijk gesprek heeft op dat moment ook geen zin omdat iemand open in een gesprek moet zitten wil er waardevolle feedback naar voren komen. Wellicht overbodig om te vermelden maar je kunt een medewerker niet verplichten om op je uitnodiging in te gaan.
Het houden van een uitdiensttredingsgesprek is ook van belang om een goede relatie tussen de werkgever en de medewerker te behouden en waar nodig wat te herstellen. Een medewerker die met een goed gevoel afscheid neemt, zal zich tegenover anderen positief uitlaten over zijn ex-werkgever. Je wilt dat iedere medewerker vertrekt als ambassadeur van jouw organisatie.
Wie houdt het gesprek?
Bij voorkeur wordt het uitdiensttredingsgesprek gehouden door iemand binnen HR, omdat deze doorgaans meer betrouwbare informatie uit het eindgesprek zal halen dan wanneer je als direct leidinggevende het gesprek voert.
Het zou ook zo kunnen zijn dat de leidinggevende zelf (mede)veroorzaker van de uitdiensttreding is, dit zal in een gesprek minder snel aan bod komen als het gesprek met de leidinggevende zelf is. Daarnaast heeft iemand van HR een goed overzicht van de organisatie en weet hij/zij de informatie uit de verschillende gesprekken samen te voegen en hier een gedegen advies aan de directie over te geven. Mocht je geen HR-afdeling hebben zorg dan voor ondersteuning op dit gebied.
Tips voor het houden van een goed uitdiensttredingsgesprek:
- Zorg voor een passende vragenlijst. Evalueer de punten die tijdens het gesprek naar voren zijn gekomen en zet ze zo nodig om naar acties of aandachtspunten.
- Plan voor dit gesprek 45/60 min in en zorg ervoor dat je op een plek zit waar je rustig en ongestoord kunt praten.
- Stel iemand op zijn/haar gemak, luister aandachtig en vraag (actief) door.
- Plan het gesprek bij voorkeur in iemands laatste week. Iemand is dan nog actief betrokken bij het bedrijf, kan vrijuit praten en eventuele kritiek op collega’s zal geen invloed meer hebben op de werksfeer.
- Veel mensen weten niet wat een uitdiensttredingsgesprek inhoudt. Het is dus verstandig om van tevoren duidelijk te maken waarover het gesprek gaat, wat het doel is, hoe lang het duurt, wat er met de besproken informatie gebeurt (en vertrouwelijk mee om wordt gegaan) en waar en hoe lang dit wordt bewaard.
Conclusie
Om ongewenst verloop in de toekomst te voorkomen is een goed voorbereid uitdiensttredingsgesprek van essentieel belang. In dit artikel deel ik mijn kennis m.b.t. de uitdiensttredingsgesprekken die ik de afgelopen jaren als HR-adviseur gevoerd heb. Heb je hulp nodig bij het voeren van uitdiensttredingsgesprekken of wil je meer informatie met betrekking tot dit onderwerp? Neem dan contact met ons