Vorig week schreef ik een artikel over waar je rekening mee moet houden als werkgever bij onbetaald verlof. In dit artikel ga ik verder in op de regels en vragen welke belangrijk zijn om te kunnen beantwoorden als werkgever.
Terugkeer mogelijk in huidige functie?
Als een medewerker zeer lange tijd met onbetaald verlof gaat, bestaat de kans dat er bij terugkeer veel is veranderd in de organisatie. De medewerker blijft in de tussentijd natuurlijk wel in dienst, maar het kan gebeuren dat terugkeer op de oude functie dan niet zomaar mogelijk is.
Een medewerker met onbetaald verlof, heeft dezelfde rechtsbescherming als andere medewerkers en kan dus bijvoorbeeld niet eenvoudiger worden ontslagen. Maar verandering van functie, overplaatsing en eventueel ontslag zijn tijdens het onbetaald verlof dus wel mogelijk. Spreek daarom af hoe en wanneer er contact gehouden wordt met de betreffende medewerker.
Vervanging regelen
Zorg op tijd voor vervanging, eventueel nog voordat de medewerker met onbetaald verlof gaat. Dan kan deze de vervanger nog een tijdje inwerken.
Opbouw vakantiedagen
Tijdens het onbetaald verlof bouwt de medewerker géén vakantiedagen meer op. De uitzonderingen hierop zijn langdurend zorgverlof en aanvullend geboorteverlof (per 1 juli 2020), waarbij de opbouw van vakantiedagen wel doorgaat. De vakantiedagen die de medewerker nog heeft staan, mag worden opgenomen tijdens het verlof. In dat geval moet je dit uitbetalen. Pas als het verlof eindigt en de medewerker weer aan de slag gaat, worden er opnieuw vakantiedagen opgebouwd.
Overige arbeidsvoorwaarden
Maak afspraken over secundaire arbeidsvoorwaarden als het gebruik van de bedrijfslaptop, de leaseauto/-fiets en de smartphone en welke voorwaarden er blijven gelden tijdens de verlofperiode. Denk ook aan collectieve verzekeringen die via de werkgever lopen, zoals bijv. de ziektekostenverzekering. Verder kunnen er bijvoorbeeld afspraken gemaakt worden over de periodieke salarisverhoging, de eindejaarsuitkering, bonussen en het meetellen van het verlof voor de jubileumregeling.
Ziekte tijdens onbetaald verlof
Als het verlof afloopt en de medewerker nog ziek is, dan is de eerste werkdag meteen de eerste ziektedag en moet je als werkgever weer loon doorbetalen. Je kan met je medewerker afspreken dat hij zijn verlof mag afbreken als hij ziek wordt met een andere oorzaak. In dat geval moet je direct beginnen met de loondoorbetaling. Tijdens het onbetaald verlof is de medewerker niet verzekerd voor de Ziektewet en de WIA. De medewerker kan er wel voor kiezen zich vrijwillig te verzekeren bij het UWV.
Een medewerker die onbetaald vrij neemt, blijft verzekerd voor ziektekosten. Heeft hij tijdens de verlofperiode helemaal geen inkomsten, dan hoef je de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet niet af te dragen. Je medewerker moet echter wel zijn eigen zorgpremie blijven betalen.
Eventuele uitkering na onbetaald verlof
Er zijn gevallen denkbaar dat de medewerker na afloop van het onbetaald verlof een werkloosheids- of arbeidsongeschiktheidsuitkering bij het UWV moet aanvragen. In dat geval heeft het lagere inkomen tijdens de verlofperiode geen invloed op de uitkering, omdat daarbij wordt gerekend met het inkomen voorafgaand aan het verlof.
Het is verstandig een overeenkomst te maken waarbij zwart op wit staat dat er onbetaald verlof wordt opgenomen. In principe kan dit onbeperkt zijn, maar in de praktijk geldt een periode van 18 maanden als maximum. Neemt een medewerker langer onbetaald vrij, dan heeft dit gevolgen voor zijn rechten inzake de ziektewet, de WIA en/of de Werkloosheidswet (WW). Spreek in deze overeenkomst ook een moment af waarin jullie evalueren over verlenging of stopzetten onbetaald verlof.
Hogere toeslagen en studiefinanciering door daling inkomen
Omdat het inkomen daalt, kan de medewerker recht hebben op hogere toeslagen en studiefinanciering.
Opbouw pensioen
Tijdens de verlofperiode hoef je geen pensioenpremie af te dragen over de uren welke je medewerker niet werkt. Dit betekent dat je medewerker tijdelijk geen of minder pensioen opbouwt. Het staat je echter vrij andere afspraken te maken. Het hangt van het pensioencontract af of de medewerker tijdens het onbetaald verlof (deels) pensioen blijft opbouwen. Het kan zijn dat de werkgever verplicht premies moet blijven afdragen, maar dat verschilt per sector en bedrijfspensioenvoorziening. Soms is het mogelijk voor medewerkers om het werkgevers- en werknemersdeel van de pensioenpremie door te betalen zodat de opbouw intact blijft. Dat is laatste is natuurlijk wel kostbaar, als het inkomen helemaal wegvalt.
Alternatief
Zie je langdurig onbetaald verlof niet zo zitten? Probeer dan met je medewerker af te spreken dat je de arbeidsovereenkomst per direct beëindigt en dat hij na zijn verlof direct weer een nieuw arbeidscontract krijgt, uiteraard zet je deze afspraken zwart op wit, door jullie beiden ondertekend.
Conclusie
Omdat er, ook in deze tijd, een grote kans is dat je als werkgever een keer de vraag gaat krijgen met een aanvraag voor onbetaald verlof, is het raadzaam om hier beleid op te maken. In dit artikel heb ik de belangrijkste zaken waar je rekening mee dient te houden op een rijtje gezet. Heb je hulp nodig bij het opstellen van beleid rondom dit onderwerp? Wil je dit opnemen in een cultuurboek, niet te langdradig, maar wel duidelijk voor werkgever en werknemer? Neem dan gerust contact met ons