Reiskostenvergoeding januari 2024 aanpassen?
De belastingvrije reiskostenvergoeding in 2024 zal worden aangepast naar 0,23 euro per kilometer. Dat is 2 cent meer dan in 2023. Als er geen cao-afspraken gelden mogen bedrijven zelf bepalen of ze een reiskostenvergoeding geven en hoe hoog deze is. Als de vergoeding hoger is dan 23 cent per kilometer, moet er loonbelasting over betaald worden.
Is reiskostenvergoeding verplicht?
Nee, een reiskostenvergoeding geven is niet verplicht. Er bestaat geen wettelijk recht op een vergoeding. Maar het is wel een mooie, en in onze ogen, onmisbare secundaire arbeidsvoorwaarde om je medewerkers te compenseren voor de kosten van woon-werkverkeer en andere zakelijke reizen. Veel bedrijven kiezen er daarom ook voor de belastingvrije kilometervergoeding toe te passen.
Regels reiskostenvergoeding 2024
Om geen belasting te betalen over de reiskostenvergoeding aan jouw medewerkers moet je als organisatie voldoen aan de volgende regels:
1. Alleen de werkelijk gereden kilometers mogen onbelast worden vergoed. Het is dus belangrijk om een goede zakelijke kilometerregistratie bij te houden.
2. De onbelaste reiskostenvergoeding van 23 cent per kilometer geldt voor woon-werkverkeer en reiskosten tijdens het werk.
Reiskostenvergoeding voor OV
De onbelaste reiskostenvergoeding geldt ook voor medewerkers die met het OV reizen. Met een reiskostenvergoeding compenseer je medewerkers dus niet alleen voor benzinekosten, maar ook voor het betalen van een trein- of busreis of een OV-abonnement.
Bij reizen met het openbaar vervoer kun je ook de werkelijk gemaakte reiskosten belastingvrij vergoeden. Ook hierbij is een goede registratie van belang. De gemaakte reizen en bijbehorende kosten moet je vastleggen in je administratie.
De Belastingdienst kan bij een controle een flinke naheffing opleggen als de reiskosten niet correct worden gedeclareerd dus die goede registratie is erg belangrijk.
Reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding
Medewerkers die thuiswerken mag je een onbelaste thuiswerkvergoeding geven. In 2023 is dat 2,15 euro per dag. Het bedrag voor 2024 wordt eind 2023 bekend gemaakt. Je moet als werkgever kiezen welke van de twee vergoedingen je belastingvrij toepast. Een combinatie van de thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding is dus niet mogelijk.
Kortom
Vanuit het HR Expert Bureau adviseren wij om goed na te denken over de vergoeding van de reiskosten en deze afspraken over de reiskosten goed vast te leggen. Waar leg je dit vast? Leg dit vast in je cultuurboek/personeelshandboek. Zorg ook in je arbeidsovereenkomsten voor een verwijzing naar de afspraken hieromtrent.
Marieke van der Miessen Sanne Quint Ellen Bouwman-van Geel
hashtag#reiskostenvergoeding hashtag#belastingdienst hashtag#vergoedingen hashtag#onbelastevergoeding
