Op 8 februari schreef ik een artikel met de vraag; ‘Neem je iemand in dienst of ga je voor een alternatief?’ Ik beschreef in dit artikel de verschillende opties waar je voor zou kunnen kiezen als alternatief voor het in dienst nemen van je eerste medewerker. Het hangt van je wensen, voorkeuren en mogelijkheden af wat voor jou de meest gunstige vorm en voorwaarden zijn. In dit artikel zal ik wat dieper ingaan op wat je precies allemaal moet regelen als je dan toch je eerste medewerker in dienst gaat nemen.
1.Aanmeldingen externe partijen
- Pensioenfonds; Nederlandse werkgevers zijn niet verplicht om hun medewerkers een pensioenregeling aan te bieden. Hierop bestaan echter twee uitzonderingen namelijk als het bedrijf binnen een sector met een collectief bedrijfstakpensioenfonds valt of wanneer het in de collectieve arbeidsovereenkomst van de onderneming staat. Dit houdt in dat de werkgever iedereen binnen het bedrijf dezelfde pensioenregeling moet aanbieden. Persoonlijk vind ik, in het kader van goed werkgeverschap, dat je het pensioen voor je medewerkers goed moet inregelen. Vooral jonge medewerkers zullen het, mede door de hoge kosten, nalaten om dit goed voor zichzelf te organiseren.
- Salarisadministratie; Wanneer je een medewerker in dienst neemt moet je een salarisadministratie inregelen. Je kunt een administratiekantoor tegen een redelijke vergoeding de hele salarisadministratie uit handen laten nemen. Je hoeft dan alleen nog maar urenstaten en personeelsmutaties bij te houden.
- Belastingdienst; Bij de belastingdienst dien je, via het formulier Meldingen Loonheffingen Aanmelding werkgever, je bedrijf aan te melden als werkgever. Binnen 5 werkdagen na de datum indiensttreding van het personeel krijg je als werkgever met personeel een loonheffingennummer toegewezen.
- Bedrijfsarts; Iedere werkgever moet vanaf 1 juli 2018 beschikken over een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts. Daarin wordt vastgelegd welke taken de bedrijfsarts vervult, en op welke wijze deze worden uitgevoerd. Wanneer je start als kleine organisatie zou ik niet voor een volledig pakket gaan maar kiezen voor inhuur op verrichtingen basis. Daarnaast is het de vraag of je wilt gaan voor het eigen regie model waarbij je veel zelf oppakt of juist wil dat de arbodienst/casemanager een aantal zaken uit handen neemt (full service model). Deze laatste optie klinkt aantrekkelijk maar daar hangt wel een prijskaartje aan.
- Eigenrisicodragerschap; Wanneer je kiest voor eigenrisicodragerschap dan ben je als werkgever verantwoordelijk voor (ex-)medewerkers waar je de loondoorbetalingsplicht bij ziekte niet (meer) voor hebt. Je neemt dan de rol van UWV voor een groot deel over. Je kan eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet en voor de Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten. Bij eigenrisicodrager voor de Ziektewet, ben je verantwoordelijk voor de Ziektewetuitkering en de re-integratie van de ziek uit dienst gegane medewerkers voor de eerste twee jaren verzuim. Ben je eigenrisicodrager voor de Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA), dan ben je nadat UWV een WGA-uitkering aan je (ex-)medewerker heeft toegekend tot nog tien jaar verantwoordelijk voor de WGA-uitkering en de re-integratie van je (ex-) medewerkers. Een WGA-uitkering wordt toegekend nadat je (ex-) medewerker al twee jaren verzuim doorlopen heeft. De afweging is dan ook of je eigenrisicodrager wordt en je dit risico laat verzekeren bij een verzkeringsmaatschappij of dat je het overdraagt aan het UWV (let wel: langdurig zieke medewerkers worden ook bij het UWV in je premies door berekend).
- Verzuimverzekering; Een van de risico’s die je loopt als werkgever is de verplichting om loon door te betalen bij ziekte, ook van een medewerker in tijdelijke dienst (zie hierboven). Een zieke medewerker moet je twee jaar lang minimaal 70 procent van het laatstverdiende loon doorbetalen. Dit kan een flinke kostenpost zijn, echter is het mogelijk om je hiertegen te verzekeren met een ziekteverzuimverzekering. Vooral voor kleine bedrijven waarbij een lang verzuim casus financieel erg zijn stempel kan drukken is het verstandig om de optie van het verzekeren te onderzoeken. Helaas is het niet goedkoop om dit te verzekeren.
- Regelgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden; Werkgevers zijn in het kader van goed arbobeleid verplicht om risico’s in hun bedrijf middels een RI&E in kaart te brengen. Kleine bedrijven met minder dan 25 werknemers hoeven dit minder uitvoerig te doen dan grote werkgevers. Daarnaast is ook het hebben van een preventiemedewerker een vereiste.
2.Administratie
Een medewerker in dienst levert ook de nodige administratie op waarbij de volgende documenten opgesteld dienen te worden:
- Het opstellen van een juridisch juiste maar ook een aantrekkelijk opgestelde en niet te lange arbeidsovereenkomst.
- Voor iedere medewerker dient een digitaal personeelsdossier opgemnaakt te worden waarin de arbeidsovereenkomst, loonheffingenformulier, CV, diploma’s, kopie ID (rijbewijs is niet voldoende) te vinden zijn.
- Niet noodzakelijk maar kan wel handig zijn een personeelshandboek/ cultuurboek waar alle basis afspraken op een rij te staan.
- Aanmelden bij het UWV werkgeversportaal + E-herkenning. Dit is nodig om mogelijke zwangerschappen of ziekte te kunnen melden maar ook als je bij het UWV een ontslagaanvraag moet indienen.
- Verzekeringen; aansprakelijkheidsverzekering, bedrijfsschadeverzekering en verzuimverzekering. Neem hiervoor contact op met een adviseur verzekering en pensioenen.
- Opstellen salarisschalen indien je van plan bent in de toekomst meerdere medewerkers aan te nemen. Denk van te voren goed na over een goede salarisstructuur.
- Opstellen functieprofiel(en), in een komend artikel zal ik uiteenzetten wat de voordelen van een goed functieprofiel zijn.
- Tot slot is het nog van belang om uit te zoeken of er nog zaken zijn die je voor de AVG dient te regelen voor jouw bedrijf.
3.Extra’s
Verder kan je ook nog denken aan allerlei extra’s zoals:
- Bedrijfspagina LinkedIn + overige social media.
- Het inregelen van een ontwikkel systeem (Het Nieuwe Beoordelen).
Conclusie
Wanneer je op het punt komt om je eerste medewerker in dienst te nemen dan moet je een aantal zaken goed regelen. In dit artikel heb ik de belangrijkste zaken op een rijtje gezet. Het voordeel is dat je vanaf medewerker 2 alleen nog maar hoeft aan te melden bij externe partijen en moet zorgen dat de administratie op orde is.
Ben je van plan je eerste medewerker in dienst te nemen, heb je hulp nodig of twijfel je nog? Neem dan contact met ons